З червня поточного року Податковий кодекс України (абз.3 п.187.1 ст.187) передбачає, що датою оформлення електронного документа, який засвідчує факт постачання послуг, вважається дата, вказана в цьому документі як дата його складення відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, незалежно від дати накладення на нього електронного підпису.
ПРО ЩО ЙДЕ МОВА
Нещодавно почули цікаву думку про те, ніби у розумінні вказаної вище норми датою будь-якого документу, який завантажується вами для підписання, скажімо, у Вчасно, може вважатися саме та дата, яка зазначена вами безпосередньо в такому документі, а не та, якою ви підписали цей документ за допомогою сервісу.
Ми не зовсім із цим згодні.
Тож, якщо користуєтеся у своїй діяльності сервісами електронного документообігу як от Вчасно (vchasno.ua) або Paperless (paperless.com.ua), наша думка може бути корисною для вас.
КОЛИ ЦЕ ПРАЦЮЄ
Насамперед, згадана вище норма Податкового кодексу веде мову про документ, який:
- по-перше – засвідчує факт постачання послуг;
- по-друге – складається відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
Візьмемо, наприклад, Акт приймання-передачі наданих послуг. Як первинний документ він просто підтверджує факт надання певних послуг за певний період, припустимо, за місяць.
Умовно, він може бути датований 31 липня. Але те, що він був підписаний сторонами “через Вчасно” лише 03 серпня, не змінює дати складення та оформлення цього документу відповідно до Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
Підписуючи акт, сторони просто засвідчують факт того, що послуги за вказаний у ньому звітний період дійсно були надані виконавцем та прийняті замовником.
Дата накладення електронного підпису в даному випадку може мати значення для визначення моменту, в який починає свій перебіг строк оплати замовником наданих йому послуг, у разі коли умови договору визначають підставою для такої оплати саме акт.
Присутність у цій історії сервісів документообігу та електронних підписів не запроваджує ніякої “нової логіки” погодження акту у порівнянні з процедурою його погодження у старій добрій “паперовій формі”. Просто, згадайте знайоме всім формулювання: “Замовник не пізніше 5 (п’яти) робочих днів після надання йому Виконавцем Акту приймання-передачі наданих послуг, зобов’язаний підписати його…”
Іншими словами, у замовника в даному випадку є цілих п’ять робочих днів, аби узгодити та підписати той самий “Акт від 31 липня” за відсутності зауважень. Тобто, Замовник може підписати його у паперовій формі 03 або 04 серпня, і це ж ніяк не змінить дати його складення виконавцем, чи не так?
КОЛИ ЦЕ НЕ ПРАЦЮЄ
Зовсім інша історія, коли за допомогою електронних підписів сторони підписують сам договір, або, скажімо, додаткову угоду про розірвання договору. Тут вже мова йде про встановлення чи припинення правовідносин між сторонами, а отже маємо враховувати наступне.
За загальними правилами ст.639 Цивільного кодексу України, якщо ви з кимось домовилися про укладення договору у якійсь певній формі, то він буде вважатися укладеним саме з моменту надання йому такої форми.
При цьому, якщо ви домовляєтеся укласти договір із застосуванням певної інформаційно-телекомунікаційної системи, то такий договір, так чи інакше, вважатиметься укладеним у письмовій формі.
Крім того, якщо ви домовились про укладення у письмовій формі договору, щодо якого закон не встановлює письмової форми, то він буде укладеним саме з моменту підписання його сторонами.
Той же Закон України “Про електронну комерцію” (ст.12) вказує на те, що у разі коли за законодавством або за домовленістю сторін електронний правочин повинен бути підписаний сторонами, то моментом його підписання буде, зокрема, використання сторонами електронних підписів.
Зрештою, накладанням електронного підпису завершується створення електронних документів (Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг”, ст.6).
Усе це означає те, що якщо ви домовилися з контрагентом підписати договір або додаткову угоду про розірвання договору “через Вчасно”, то дата їх укладення – це та дата, якою ви підписали їх за допомогою електронного підпису (згідно із Законом України “Про електронні довірчі послуги”), а не та, що зазначена вами в шапці самих цих документів, завантажених в систему сервісу.
Так, можна підписати договір 01 жовтня й встановити в ньому те, що він набирає чинності з 15 жовтня. Але, коли 15 листопада ви “через Вчасно” підписуєте договір, датований 01 листопада, то це аж ніяк не означає, що він може вважатися укладеним з 01 листопада.
Тим більше, це стосується додаткової угоди про розірвання договору – підписання її сторонами за допомогою електронних підписів 16 вересня ніяк не означає, що договірні відносини між ними можна вважати припиненими з 03 вересня, навіть якщо ця дата буде зазначеною в шапці такої додаткової угоди.
Тож, зважайте на це та робіть усе вчасно.